Van néhány alapfogalom, amely rendre előkerül a legtöbb pályázati felhívásban, leírásban vagy kitöltési útmutatóban. Nem árt, ha ezekkel tisztában vagyunk, így meg tudjuk gyorsítani és könnyíteni a munkánkat.

Induló vállalkozás: azt jelenti, hogy a pályázónak nincs teljes lezárt pénzügyi éve (január 1-től december 31-ig).

Nehéz helyzetben levő vállalkozás: ha állami vagy egyéb támogatás nélkül, vélhetően csődbe menne.
Nehéz helyzetben lévő vállalkozásnak minősülnek:
• az a társaság, amelynek a saját tőkéje a pályázat benyújtásakor rendelkezésre álló utolsó beszámoló adatai szerint, veszteség folytán nem éri el a jegyzett tőke felét, korlátolt felelősségi alapon működő társaság esetén törzstőkéjének több mint a fele nincs meg, és annak több mint egynegyede az előző 12 hónap során veszett el,
• olyan társaság esetén, ahol legalább egyes tagok korlátlan felelősséggel bírnak a társaság tartozása tekintetében, a társaság könyveiben kimutatott tőkének több mint a fele nincs meg, és annak több mint egynegyede az előző 12 hónap során veszett el,
• ha megfelel a kollektív fizetésképtelenségi eljárás külön jogszabályban foglalt kritériumainak,
• ha fizetésképtelenné vált, vagy külön jogszabály szerinti kollektív fizetésképtelenségi eljárást indítottak ellene.

Kapcsolt vállalkozás: azok a vállalkozások, amely rendelkezik a részvényesek vagy tagok szavazati jogának többségével (50%-ot meghaladó) egy másik vállalkozásban, jogosult valamely másik vállalkozás felett meghatározó befolyás gyakorlására, jogosult kinevezni vagy elmozdítani egy másik vállalkozás igazgatási, irányítási vagy felügyeleti testülete tagjainak többségét.

Elszámolható költségek: azon adott projekt megvalósítása érdekében felmerülő kiadások, amelyek a projekt során elszámolhatók. Az elszámolható költségek körét minden esetben a pályázati útmutató tartalmazza. Az elszámolható költségeket felmerülését megfelelő dokumentumokkal kell alátámasztani, áttekinthetően és tételesen részletezve.